Fondation de L'ACAAA

Réunion de fondation de l’Association canadienne des Archivistes AA Tenue le 21 février 2015, à 16 h 30 au Centre des congrès et hôtel Novotel de Mississauga (ON) Salle Amsterdam A — En parallèle avec l’ASTECAA 2015


Nous sommes environ 35 participants, parmi lesquels se trouvent plusieurs archivistes, coordonnateurs des archives, présents et anciens et un délégué en activité membre du comité des archives à la Conférence et un ancien délégué (groupe 62).

Il n’y a pas d’ordre du jour formel, Peter et Pierre se sont réunis dans la suite réservée pour les archivistes par Michael O. pour préparer la rencontre.

Animateur : Peter N. Coanimateur : Pierre V. Secrétaire : Milner G.

Peter a annoncé le début de la réunion à 16 h 48 en demandant un moment de silence suivi de la prière de la Sérénité récitée en espagnol par Victor (qui a aussi prononcé la Déclaration de responsabilité) en français par Pierre et en anglais par Peter, accompagnés par tous les participants.

Peter a fait circuler la liste des personnes intéressées obtenue à l’occasion de précédentes communications et demandé aux participants d’ajouter leur nom ou de compléter les informations s’y trouvant.

Il est entendu que dans le respect des principes d’anonymat toutes les communications transiteront par Peter (pour l’Ontario) et Pierre (pour le Québec) et aucune information de contact ne sera rendue publique ou partagée sans le consentement des personnes concernées.

Contexte et introduction

À l’ASTECAA 2013, à Longueuil, QC, une rencontre de gens intéressés par les archives AA s’est tenue, avec la participation d’archivistes des quatre régions du Québec (87, 88, 89, 90) et des quatre de l’Ontario (83, 84, 85, 86).

La région 83 a discuté de la préparation d’une base de données commune dans un format qui pourrait être utilisée par les archives des régions et des districts du Territoire de l’Est du Canada.
Les représentants du Québec ont expliqué comment ils utilisent Dropbox comme stockage et moyen de partage en ligne de documents et photos numérisés dans chacune des régions.

Les discussions se sont poursuivies en 2014 au Forum régional de St. Catherines, ON.

Au début 2015, Peter N. a proposé d’étendre la première idée d’une Association d’archivistes pour inclure le reste des régions du Canada et ses quatre régions 78, 79, 80, 91 à l’Ouest et 81, 82, dans les Provinces maritimes. Il résuma la mission de cette association dans une lettre datée du 26 janvier 2015 Peter N. a proposé une organisation informelle basée sur les 12 Traditions et utilisant les archives pour faire du travail de 12e Étape — pour transmettre le message.

Il a constaté qu’il existait plusieurs niveaux d’expertise à travers les archives AA au Canada.

• L’Intergroupe du Grand Toronto, où se trouve le dépôt des archives pour toute la région 83 a son propre ordinateur et numériseur. Le bureau de l’intergroupe possède un grand présentoir où les artefacts peuvent être interchangés au besoin. Un membre a créé la structure de la base de données fruit d’un travail de recherche exhaustif et des discussions avec les membres de comités d’archives.
• Les groupes de travail et le comité d’archives du Québec ont développé la structure de données du Dropbox et la numérisation extensive de documents et procédures de conversion et traduction.
• D’autres régions et districts commencent tout juste leur travail et toute leur collection tient encore dans une boîte.

Peter a suggéré de commencer petit — faire l’historique des groupes et interviewer les pionniers. Il a aussi constaté qu’il n’était pas nécessaire d’inclure des éléments qui sont déjà disponibles ailleurs comme dans le Grapevine et La Vigne. L’une des choses à faire en concevant une collection d’archives consiste à savoir ce que nous n’ajoutons pas à la collection. Ceci permet de réduire l’espace nécessaire et permet de se concentrer sur les éléments qui sont uniques pour ce territoire particulier d’un comité d’archives.

Questions à considérer :
1. Avons-nous besoin d’une organisation « officielle »?
a. Non, ce n’est qu’un début. Nous avons obtenu un consensus pour démarrer cette organisation informellement et nous partons de là.
2. Anonymat — utiliserons-nous nos noms au complet?
a. Que décidons-nous?
3. Comment communiquerons-nous le plus efficacement?
a. Mensuellement par courriel, nous n’avons pas d’argent et pas de budget et nos comités d’archives ne sont pas réputés pour leurs ressources financières opulentes.
b. Infolettre? — Qui la ferait et comment serait-elle produite?
c. Site web? — Qui le ferait, comment et avec quelle parcimonie?

Référence : Peter fait remarquer qu’un article du Grapevine intitulé « How We Connect, How one member got plugged in at the first annual National AA Technology Workshop ».

National AA Archives Workshop
• Jo-Anne L., maintenant archiviste de la région 80, Manitoba devait être avec nous aujourd’hui, mais elle a du se décommander.
• Jo-Anne envisage de faire une demande pour que Winnipeg soit le prochain hôte de l’événement au Canada du 28 octobre au 1er novembre 2017 et que nous pourrions lui donner notre appui pour ce week-end. Elle croit que nous pourrions profiter de cette occasion pour ramener notre histoire à l’avant-plan de temps en temps et aussi dans quelques années dans l’est du Canada.

Milner G., ex-coordonnateur des archives de la région 83 qui a participé à l’atelier a rappelé que la région 83 avait fait une proposition semblable en 2010 qui n’a pas été acceptée.

David T., archiviste de la région 83 qui a aussi participé à l’atelier croit que le NAW pourrait être plus motivé s’il pouvait ajouter Inter devant National étant donné qu’il y a de tels comités au Canada et en Australie.

Comment devrions-nous procéder? La première étape pourrait être une lettre électronique (faible budget, rappelez-vous) où nous pourrions partager notre expérience et poser des questions sur divers sujets tels que :

Comment transférer les informations d’une cassette vers un format numérique?

o Pierre V. a noté que la façon la plus simple consistait à raccorder un lecteur cassette par la sortie audio à un enregistreur MP3. L’appareil règle les paramètres d’enregistrement automatiquement. Il suffit ensuite d’importer le fichier dans un ordinateur. Ces appareils sont plutôt économiques à l’achat de nos jours.

o Il a été mentionné que les Archives du Grand Toronto avaient plus de 400 cassettes à transférer.

o David T. a mentionné qu’il existe des logiciels spécialisés qui font le transfert de fichiers audio vers des textes écrits.

Comment interviewer des pionniers?

o Le Manuel des archives est une ressource très complète à ce sujet.

o L’objectif n’est pas tant que la personne raconte son histoire, mais d’avoir une idée de l’ambiance qui régnait quand cette personne est devenue sobre et ainsi de suite pendant les années de son rétablissement.

Comment numérise-t-on les documents papier?

o Peter N. réfère à Jim W., le coordonnateur adjoint du GTA, a une grande expérience en cette matière.

o Jim W. a mentionné qu’une de ses principales activités avait été de créer et de numériser des Fiches contact. Ces fiches indiquent le contenu de chaque boîte de la collection des archives à la manière d’un index. Elles sont « interrogeables », de façon à ce qu’une personne qui effectue une recherche sur un sujet particulier, quand elle le trouve dans la liste des sujets, peut ensuite aller directement à la boîte pour y trouver le document recherché.

Dans une infolettre, quelqu’un pourrait demander des conseils aux autres.

Comment préserver l’anonymat dans les collections d’archives?

Comment nous assurons-nous de la sécurité et de la confidentialité des fichiers partagés sur l’Internet?

o Pierre V. et le comité des archives du Québec ont une bonne expérience du sujet.

Connaissons-nous Dropbox et les autres services de partage de documents?

o L’un des principaux bénéfices d’un tel système est que nous n’avons besoin que d’une seule copie d’un document qui peut être partagé avec plusieurs comités d’archives.

Avons-nous besoin de l’approbation du BSG pour former notre association?

o Non, nous n’avons besoin de l’approbation d’aucune région, district ou comité du moment que nous ne dépensons pas d’argent, seulement notre temps.

o Peter N. a demandé à l’archiviste du BSG, Michelle Mirza, s’il existe d’autres associations d’archivistes telles que celle que nous proposons former. Il n’y en a pas d’autres encore — nous sommes la première!

Pouvons-nous enregistrer les histoires orales des gens de notre district seulement ou de la région?

o Gord H., le coordonnateur du comité des archives du GTA et ancien coordonnateur des archives de la région 83, croit qu’il est important d’obtenir l’histoire des délégués et des administrateurs, peu importe qui les fait.

Quelle est la durée des mandats de coordonnateur de comité d’archives et de celui d’archiviste?

o Dans la région 83, le coordonnateur des archives fait la rotation aux deux ans comme tous les autres coordonnateurs de comité. L’archiviste sert pendant trois ans et peut être reconduit pour un deuxième mandat par le président de la région. L’une des raisons pour laquelle un archiviste sert plus longtemps que deux ans c’est que l’expérience acquise et la formation requise est un atout pour la région qui ne se trouve pas facilement et ne s’achète pas facilement.

En conclusion

• David T., l’archiviste de la région 83 a recommandé :

o de prendre cette tâche, « un succès à la fois »;

o sauvegardez, sauvegardez, sauvegardez au cas où un disque dur, un disque SSD, un CD ou tout autre support devait faire défaut; le CD dure peut-être cinq ans; le disque dur peut faire défaut n’importe quand;

o Une fois qu’un fichier est déposé dans les serveurs infonuagiques, ils sont là pour toujours. Vous pouvez effacer un fichier, mais il y aura toujours une copie quelque part!

o Retracez votre histoire… (C’est d’ici que nous venons…)

o Mettez votre énergie dans les choses locales. Les archives du BSG gèrent seulement les documents qui ont rapport avec les AA dans leur ensemble; elles ne conservent pas vos informations locales.

o Hâtez-vous lentement (et surtout, respectez les Traditions).

• Glen, coordonnateur du comité d’archives de son district affirme l’importance d’avoir des membres aux archives en plus du coordonnateur. Le coordonnateur ne peut faire du bon travail tout seul.

• Ressources d’un comité d’archives

o Chaque province du Canada a une association d’archives qui peut donner des conseils d’experts sur la bonne façon de préserver des documents et des objets. Ils n’offrent pas seulement des listes « officielles » d’outils et de matériaux (parfois coûteux), mais aussi des alternatives tout aussi bonnes, mais plus économiques.

o Voyez votre université locale qui aura presque toujours un archiviste heureux de vous donner un coup de main.

Peter a levé la réunion à 18 h 14 alors qu’il n’y avait plus de questions et que nous étions tous affamés et prêts à rejoindre le banquet programmé pour 18 h 30.

La réunion s’est terminée avec la Déclaration de responsabilité lue en espagnol (Victor), en français (Pierre) et en anglais (Peter).

Enregistré et respectueusement soumis par Milner G., ex-coordonnateur du comité des archives (panel 59) de la région 83.