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Comité des archives régionales (CAR)
9 novembre 2013, revues en juin 2016 et août 2018

1— ÉNONCÉ DE LA MISSION– Le rôle du comité des archives régional des AA est de documenter de façon permanente le travail des AA, de rendre l’histoire de l’organisation accessible aux membres des AA et autres chercheurs, et de fournir un contexte pour comprendre la progression, les principes et les traditions des AA.

RAISON D’ÊTRE – conformément à l’objectif premier des AA, se maintenir abstinent et aider au rétablisse-ment d’autres alcooliques, les archives des Alcooliques anonymes devront :
• Recevoir, classifier et indexer tout matériel pertinent, tels les documents administratifs, les inscriptions au registre, la correspondance, les ouvrages littéraires et les objets qui ont une importance historique pour les AA ;
• Garder et préserver ce matériel ;
• En permettre l’accès, de la façon prescrite par l’archiviste en fonction avec l’accord du comité du Conseil pour les Archives, aux membres des AA et au public qui auraient une raison valable d’examiner ledit matériel, à la condition qu’ils s’engagent à respecter l’anonymat de nos membres ;
• Servir de ressource et de laboratoire pour stimuler et nourrir la connaissance ;
• Offrir des services d’information pour soutenir le fonctionnement des AA ;
• Promouvoir la connaissance et la compréhension des origines, objectifs et programme des AA.
Adoptée le 30 octobre 2006 par le Conseil des Services généraux des AA, Manuel des archives 2014, p. 7.

ORIGINE — L’idée de rassembler une collection historique des dossiers du Mouvement remonte aux années 50 alors que l’un de nos fondateurs, Bill W ait exprimé son inquiétude que « l’histoire des Alcooliques anonymes ne se perdre dans la brume. » Sachant que la correspondance administrative était classée plus ou moins bien au quartier général, il a entrepris de mettre de l’ordre dans la documentation à valeur historique. Il s’est occupé personnellement d’enregistrer les souvenirs de quelques anciens dans la région d’Akron/Cleveland ; il a envoyé des boîtes entières de cassettes vierges à d’autres anciens, pour les encourager à enregistrer leurs propres souvenirs.

La vision à long terme de Bill renfermait un message qui vaut toujours pour les Archives d’aujourd’hui : chaque nouveau tournant inattendu dans l’évolution (des AA) recèle une masse impressionnante d’évènements marquants et d’expériences vécues, des histoires à foison… Il n’est pas difficile de rendre compte des faits, c’est-à-dire de citer la date d’arrivée des personnes, de mise sur pied des groupes, etc. Ce qui est plus difficile, c’est de cerner l’ambiance qui régnait au moment où ces choses sont arrivées et de recueillir des anecdotes qui puissent donner vie aux récits des premières expériences.

Après plusieurs décennies de travail acharné pour recueillir et trier le matériel, une cérémonie a eu lieu en novembre 1975 pour marquer l’ouverture officielle des archives du BSG. Depuis lors, les archives du BSG et les administrateurs siégeant au comité des Archives du conseil des Services généraux ont proclamé l’importance du service dans les ar-chives pour assurer la pérennité de notre Mouvement. Le résultat de ce travail, c’est que presque toutes les régions, comme la région 87, ont mis sur pied leur propre collection d’archives et l’on observe d’importants progrès en ce sens au niveau des districts.

Les archives historiques nous aident à scruter nos expériences quotidiennes de rétablissement et à nous référer à des partages d’expériences passées. En faisant la part entre le mythe et la réalité, nous veillons à ce que notre message original de rétablissement, d’unité et de service demeure inchangé tandis que notre Mouvement se modifie, s’accroît, s’étend et se renouvelle constamment.

On associe normalement les archives avec le passé, mais elles sont aussi reliées à nos principes. Nous consignons des documents qui ont une valeur permanente afin d’être en mesure de nous référer encore et toujours aux sources ori-ginales. Manuel des archives, p.9

2— RÔLE DU COMITÉ D’ARCHIVES RÉGIONAL – Le comité d’archives régionales (CAR) a été créé lors de la réu-nion du comité régional d’avril 2012. Il est responsable d’établir une politique, des budgets et des procédures de maintien et d’ajout aux collections accumulées depuis l’établissement d’une unité québécoise des AA au Québec en 1944. Il assume et conserve la responsabilité finale et l’autorité pour l’utilisation des archives, et il fait valoir sa conscience de groupe dans des questions de politique générale.

Une des fonctions les plus importantes du comité des Archives est d’établir des paramètres créatifs pour le choix du matériel à collectionner et des façons de garder vivant l’intérêt des membres pour l’histoire des AA.

3- QUI DEVRAIT-ON CHOISIR COMME ARCHIVISTE ? – Les critères de sélection pour l’archiviste varient d’une région à l’autre. Certains sont élus par l’assemblée régionale, d’autres sont nommés par le comité régional ou le co-mité des Archives régional. Le premier archiviste de la région 87 a été entériné à la réunion régionale de novembre 2012.

Le partage d’expérience nous a appris qu’il vaut mieux ne pas exercer la rotation trop fréquemment dans le cas de l’archiviste, car il lui faut un certain temps pour connaître à fond la collec¬tion.

Les archivistes sont généralement des membres AA, mais chaque région a ses propres exigences concernant le délai de sobriété, le droit de vote en assemblée et la fréquence de rotation.

Il est utile et souhaitable que l’archiviste ait certaines connaissances en archivistique ou du moins se montre prêt à maîtriser les rudiments de la science des archives. Des cours d’initiation à la conservation d’archives historiques sont dispensés, selon les endroits, par l’école secondaire, le cégep, la bibliothèque ou des sociétés historiques.

4— QUOI COLLECTIONNER – SUGGESTIONS DU MANUEL DES ARCHIVES FM-44I, 2014, P.27 – Une col-lection d’archives prend forme selon un processus naturel qui contribue à capter la riche matière de notre histoire.
Toutes nos collections historiques sont uniques, car elles réunissent des pièces contribuées par les membres, et les en-tités de service qui reflètent la région ou le district. Divers types de documents peuvent faire partie d’une collection :
• Annuaires et Listes de réunions ;
• Articles de revues ;
• Brochures et dépliants sur les AA ;
• Bulletins de nouvelles et annonces ;
• Coupures de journaux ;
• Documents préparés localement ;
• Échanges de courrier (traditionnel et courriel) ;
• Enregistrements audio et vidéo ;
• Photographies ;
• Procès-verbaux des comités de service.

5— LOCAL ET ÉQUIPEMENT – SELON LE MANUEL DES ARCHIVES FM-44I, 2014 P.28 – CHOISIR UN LOCAL – L’expérience nous enseigne qu’il vaut mieux entreposer les archives dans un local loué que dans une mai-son privée. L’idéal, c’est un endroit qui voisine les locaux occupés par le bureau central ou l’intergroupe, car il est souhaitable que les membres AA et les chercheurs aient accès aux archives durant les heures ouvrables. De cette fa-çon, on évite de donner l’apparence d’une collection privée. Les gens sont, semble-t-il, plus généreux dans leurs con-tributions si les archives sont facilement accessibles. Depuis 2005 le BSR de la région 87 met une salle à la disposi-tion du comité des archives au 3920 rue Rachel E.

Une partie de la salle des comités est utilisée pour le travail courant des membres du comité des archives et demeure ouverte à d’autres utilisateurs suivant les modalités établies par le comité régional pour les autres locaux.

ÉQUIPEMENT NÉCESSAIRE
• Un ou plusieurs ouvrages de référence générale sur la conservation des documents historiques ;
• Matériel de réparation et de restauration ;
• Boîtes de carton sans acide pour lettres, brochures et articles de revues ou
• Spicilège pour y coller les coupures de journaux ;
• Étagères de rangement ;
• Classeurs à l’épreuve du feu pour les dossiers suspendus ;
• Grande table, chaises, pupitre, ordinateurs ;
• Vitrines pour exposer des livres ou des objets ;
• Photos encadrées (montées sur carton sans acide) représentant des évènements, des endroits et des amis non alcooliques qui ont prêté leur appui au groupe (n’oubliez pas notre Tradition d’anonymat !).
• Armoire à cassettes, provision d’audiocassettes vierges et enregistreuses (numériques)
• Équipements électroniques nécessaires à l’exécution des tâches.

Les achats de fourniture sont sous la responsabilité du coordonnateur du comité et sont payés à même les réserves convenues avec le comité régional pour l’année courante.

6— SÉCURITÉ DES ARCHIVES – SELON MANUEL DES ARCHIVES, FM-44I, 2014, P.29 – Une démarche essentielle consiste à assurer la sécurité des archives. Le local comporte une section protégée sous clé à l’intérieur d’un espace de rangement équipé de tables, de rayons et d’équipement informatique reliés au réseau Internet. Le coordonnateur, son adjoint et l’archiviste disposent des clés pour y accéder. La gérante du BSR peut y donner accès à quiconque a obtenu la permission du comité. Tout autre accès doit être fait sous la supervision des membres res-ponsables du comité. Le réseau informatique est sécurisé et un stockage numérique hors des locaux est acheté à un fournisseur de service indépendant.

7— RECHERCHE DES ARCHIVES – MANUEL DES ARCHIVES, FM-44I, 2014, P.30 – VOIR AUSSI POINT 10 DU PRÉSENT DOCUMENT – Bien qu’on ait raison de croire que la plupart des membres AA respecteront la confidentialité des archives AA, comme le feront aussi la plupart des chercheurs sérieux non-AA, il faut néan-moins que l’archiviste établisse des règles strictes concernant l’accès aux archives et qu’il voie à ce que ces règles soient respectées.

La Douzième Tradition des AA dit que l’anonymat constitue l’un des fondements spirituels de notre Mouvement, mais il faut aussi l’appliquer concrètement. Tous les comités d’archives doivent veiller à préserver l’anonymat des membres AA, aussi bien de leur vivant qu’après leur mort. Les personnes responsables doivent intervenir dès qu’il y a infraction à l’égard de l’anonymat. Cette responsabilité incombe surtout à l’archiviste.

EXAMEN DES DEMANDES : Pour éviter que la responsabilité repose uniquement sur l’archiviste, le comité des Ar-chives examinera individuellement chaque demande qui est faite pour consulter les archives afin d’en déterminer le sérieux et la pertinence avant de donner son assentiment. Le demandeur, si possible, devrait être bien informé de la tradition de l’anonymat chez les AA et de la façon dont elle s’applique aux écrits des AA.

Le demandeur remplira un formulaire de demande relatant la date de la demande, le délai prévu pour la consulta-tion des archives et la nature de la recherche. En retour, cette personne se fera donner toutes les explications néces-saires pour savoir consulter les archives des AA. On lui remettra entre autres, si possible, un énoncé de principes, la liste des catégories de classement et l’inventaire de la collection.

STAGIAIRES : À l’occasion, le comité des archives de la région 87 pourra accueillir des stagiaires d’écoles de tech-niques de la documentation. Les étudiants seront supervisés par le coordonnateur du comité, son adjoint et par l’archiviste du comité. Ils pourront répondre aux superviseurs du stage et s’engagent à offrir une présence et un en-cadrement adéquat aux étudiants. Les étudiants devront signer une déclaration de non-divulgation des éléments d’archives qui leur sont confiés pour examen et classement. Tout élément d’archive à la discrétion du comité des archives pourra leur être confié. La règle d’examen des demandes s’appliquera. Aucun document ne devra quitter l’espace de conservation des archives. Il n’y aura pas d’association avec les institutions d’enseignement qui deman-dent que nous accueillions des stagiaires.

L’archiviste et son adjoint (ou ses adjoints) doivent être bien au courant des interprétations actuelles du droit d’auteur et de ses répercussions sur l’utilisation et la confidentialité des documents, tout comme devraient l’être aus-si tous les membres du comité des Archives. Pour cela, il y aurait intérêt à ce que l’un d’entre eux soit avocat ou actif dans le milieu académique (voilà un cas où il n’est pas indispensable d’être membre des AA). Comme le droit d’auteur est en constante évolution, il est important de se tenir à jour.

8— CLASSIFICATION – CLASSEMENT – LES ARCHIVES DU BSG ONT CRÉÉ LES CATÉGORIES SUI-VANTES :
• Ouvertes à tous
• Ouvertes aux membres des AA
• Ouvertes avec approbation du comité des Archives
• Fermée pour le moment – Cette dernière classification signifie que personne n’a accès aux pièces — parfois, les donneurs demandent que des documents restent secrets pendant une certaine période de temps. Les pièces devraient alors être classées dans un système de recouvrement, manuel ou informatisé, afin de four-nir rapidement des informations aux chercheurs. Les pièces d’archive sont indexées par dossiers de groupes ou séries, plutôt que pièce par pièce. Les enregistrements audios que les secrétaires réalisent font partie de cette catégorie et sont conservées par le comité des archives pour référence future.

9— ACCÈS AUX ARCHIVES – STATEMENTS OF POLICY, ARCHIVES OF AREA 83, 2006, TORONTO, ON – TRADUCTION 2013 Les documents conservés aux archives de la Région 87 sont accessibles à tous les membres des AA et aux autres chercheurs sérieux qui ont un intérêt dans l’héritage des AA. L’accès est contrôlé. Les contrôles sont nécessaires pour assurer que l’anonymat des personnes mentionnées dans les documents d’archives soit préservé dans le respect des traditions des AA. L’accès doit être contrôlé pour protéger les documents eux-mêmes contre les dommages phy-siques ou leur perte.

Les politiques qui suivent ont été établies par les administrateurs du comité des archives du Conseil des services gé-néraux des AA en collaboration avec l’archiviste du BSG et modifiés par la Région 87 pour respecter ses besoins lo-caux.
Ces politiques tentent d’équilibrer les besoins des utilisateurs, les droits exclusifs des détenteurs des droits d’auteur et des responsabilités du comité des archives envers ses propres collections.

OBTENIR DES RÉPONSES – Peu importe leur question sur les aspects historiques des AA, les visiteurs et toutes les parties intéressées sont invités à présenter une demande au comité. Normalement, le personnel des archives fera la recherche, trouvera les réponses recherchées et les transmettra par courrier postal terrestre, par courriel ou les ren-dront disponibles au bureau des services de la Région 87. Les requêtes typiques concernent :

• Les évènements qui ont conduit à l’établissement des AA ;
• Les informations biographiques des cofondateurs des AA et des premiers membres ;
• Les déclarations et opinions de Bill W. et Dr Bob ;
• Les origines et l’évolution des étapes, traditions et principes directifs des AA ;
• L’information concernant les différentes éditions et déclarations du Gros Livre et autres ouvrages ;
• L’utilisation de prière AA, slogan, logo, jeton, pièce et médaillon ;
• Histoire des groupes, pratiques et types de réunion ;
• Histoire des groupes et histoire locale ou internationale ;
• Information à propos des AA parmi des populations particulières, minorités et sexes ;
• Anciens bulletins d’information ;
• Anciennes versions de dépliants, annuaires et autres publications ;
• Photographies publiées des fondateurs des AA, des pionniers et évènements ;
• Croissance de la structure de service ;
• Actions de conseils, comités et assemblées dans les procès-verbaux des réunions ;
• Diverses actions de la Conférence des services généraux depuis 1951 ;
• Diverses actions des Services généraux du Québec et de l’intergroupe de Montréal depuis 1944 ;
• Diverses actions de la région, du district ou de l’assemblée régionale depuis 1971.

Nous accueillons toutes vos questions ! Contactez les archives chaque fois qu’une question au sujet de l’héritage des AA pique votre curiosité.

ACCÈS – Tous les visiteurs sont les bienvenus au local des archives. Ils peuvent trouver là des morceaux choisis parmi les documents et parler avec l’archiviste au sujet des collections, à propos des activités des archives dans leur région et comment ils peuvent profiter des archives locales/régionales. Si un chercheur souhaite manipuler physi-quement, lire et réviser une grande quantité de documents archivés, lui ou elle devrait entrer en contact avec le per-sonnel des archives un certain temps à l’avance pour faire des arrangements. La plupart du temps, le personnel des archives pourra donner accès aux informations publiées tel que des livres, bulletins, magazines, dépliants, docu-ments de service, rapports, dans certains cas des documents remontants aux débuts des AA.

Un chercheur qui souhaite utiliser tout document non publié dans les archives (correspondance, procès-verbaux, in-formations financières, informations manuscrites, etc.) devra présenter une demande écrite d’accès aux archives au comité des archives. L’utilisateur devra donner toute l’information pertinente aux raisons qui motivent sa recherche, son étendue et ce qu’il compte faire des documents trouvés. Chaque demande sera considérée au cas par cas.

PROTECTION DE L’ANONYMAT – En raison de la nature particulière des pièces de nos collections, les chercheurs doivent prendre conscience de nos traditions et respecter toutes celles qui peuvent toucher leur recherche, en particu-lier celles concernant l’anonymat des membres AA. La permission de mener des recherches est accordée condition-nellement à votre accord de maintenir la plus stricte discrétion sur les membres AA, vivants ou morts, incluant, les cofondateurs des AA. Il vous est respectueusement demandé, si vous citez des documents, de ne donner que le pré-nom et l’initiale du nom de famille de la personne citée, dans le respect de la 11e tradition : l’anonymat des membres au niveau des médias publics. Quiconque ne respectera pas ces règles se verra refuser l’accès aux archives dans le futur.

REPRODUCTION (NUMÉRISATION ET PHOTO) – Les photocopies et numérisations d’éléments publiés, tels les dé-pliants, articles et bulletins, seront disponibles si leur état physique le permet et pourront être reproduites. La corres-pondance, les manuscrits non publiés et certains autres documents confidentiels ne seront pas reproduits. Toute re-production sera faite par le personnel des archives. Les chercheurs au local des archives n’auront pas la permission d’utiliser les scanneurs, caméras ou photocopieurs et autres appareils destinés à la reproduction. Les chercheurs peu-vent identifier un nombre limité de pages (d’éléments publiés seulement) à être reproduits par le personnel des ar-chives. Selon la quantité demandée et la charge de travail que cela représente pour le personnel des archives, les co-pies pourront être postées ou envoyées par courriel à une date ultérieure.

DROIT D’AUTEUR ET PROPRIÉTÉ – Les archives AA ont un vaste éventail de documents, qui peuvent être ou ne pas être du domaine public. AAWS et la région 87 ne détiennent pas toujours de copyright pour les documents de leurs collections. Les permissions d’accès et de recherche n’incluent pas de façon implicite la permission d’usage de la propriété intellectuelle des contenus et documents conservés aux archives. Il est de la seule responsabilité des chercheurs d’obtenir la permission des dépositaires des droits avant de publier, reproduire, ou faire quelque usage de tout matériel sujet à des droits d’auteurs. Toute entente relativement à la propriété intellectuelle — telle que publier, réimprimer, ou citer — doit être faite séparément par écrit.

PERMISSION DE PUBLIER – Comme nous l’avons mentionné plus haut, la permission d’accéder à notre matériel et d’en obtenir des copies ne signifie pas qu’un chercheur a obtenu la permission de publier, distribuer ou copier au-trement tout document. Les chercheurs qui désirent utiliser nos archives dans une publication, une présentation, ou une diffusion doivent en faire la demande séparément. Les chercheurs qui prévoient une éventuelle publication de leurs travaux sont instamment priés de faire leur demande de publication aussitôt qu’ils commencent leur recherche. Nous requérons deux copies de toute publication qui se sont appuyées sur des documents provenant des archives dès qu’ils sont publiés. En donnant la permission de publier un manuscrit, les archives ne cèdent pas leur propre droit pour que le manuscrit soit publié ; ni que les archives assument une quelconque responsabilité pour non-respect de droits d’auteurs dans un manuscrit détenu par d’autres.

AVERTISSEMENT CONCERNANT LES RESTRICTIONS DE DROIT DE REPRODUCTION – La loi du copyright des États-Unis (titre 17, Code des États-Unis) encadre la production de photocopies ou de toute autre forme de repro-duction de documents protégés par un copyright. Sous certaines conditions spécifiées par la loi, les bibliothèques et archives sont autorisées à donner une photocopie ou autre reproduction. L’une de ces conditions spécifiées est que la photocopie ou la reproduction ne soit pas utilisée pour d’autres motifs que la culture personnelle, l’éducation ou la recherche. Si un utilisateur fait une demande pour, ou utilise plus tard une telle photocopie ou reproduction dépas-sant le « simple usage » cet utilisateur pourrait être tenu responsable d’atteintes aux droits d’auteur et sujet à une poursuite criminelle.

LOI CANADIENNE 70.13 – ENTENTE CONCLUE AVEC LE TITULAIRE DU DROIT D’AUTEUR – Si l’établissement d’enseignement, la bibliothèque, le musée ou le service d’archives a conclu une entente relative à la reprographie avec un titulaire du droit d’auteur — autre qu’une société de gestion —, le paragraphe (1) ne s’applique qu’aux œuvres de ce titulaire visées par cette entente.

LOI C-42 SUR LES DROITS D’AUTEUR – (MISE À JOUR LE 3 FÉVRIER 2016). Disposition commune aux établissements d’enseignement, bibliothèques, musées ou services d’archives.

REPROGRAPHIE – 30.3 (1) Un établissement d’enseignement, une bibliothèque, un musée ou un service d’archives ne viole pas le droit d’auteur dans le cas où :
a) une œuvre imprimée est reproduite au moyen d’une machine à reprographier ;
b) la machine a été installée dans leurs locaux par eux ou avec leur autorisation à l’usage des enseignants ou élèves ou du personnel des établissements d’enseignement ou des usagers des bibliothèques, musées ou services d’archives ;
c) l’avertissement règlementaire a été affiché selon les modalités règlementaires.

POLITIQUE DE RECHERCHES SUR SITE – Les procédures suivantes sont prévues pour permettre au chercheur de faire une visite aussi satisfaisante que possible tout en préservant les documents archivés pour les générations fu-tures.

Prenez note que la consultation de tout document non publié des archives (correspondance, procès-verbaux de réu-nion, information financière, manuscrit, etc.) doit avoir fait l’objet d’une demande écrite au comité des archives, et avoir reçu au préalable l’approbation du comité avant que l’accès soit consenti. Voyez la Politique d’utilisation des documents.

1. Le chercheur doit informer le personnel du jour prévu de sa visite.
2. Le chercheur et le personnel des archives devraient travailler de concert avant la visite pour identifier, loca-liser et préparer les documents.
3. Les chercheurs doivent s’enregistrer à leur arrivée aux archives.
4. Les chercheurs doivent remettre leur manteau, sacs et sacs à dos, et tout autre effet personnel non essentiel à leur travail.
5. Les chercheurs ne sont pas admis dans la voute des archives.
6. Les documents peuvent être consultés seulement dans les locaux des archives.
7. Les chercheurs peuvent utiliser des ordinateurs portatifs pour prendre des notes, des crayons HB ou 2 B ou 4 B seulement. Pour éviter toute marque permanente sur les documents, les stylos sont interdits. Les « Post-It », trombones et autres signets potentiellement dommageables ne sont pas permis.
8. Toute reproduction est faite par le personnel des archives. Des informations additionnelles concernant la politique de reproduction sont disponibles au chapitre Politique d’utilisation des documents. Les caméras et numériseurs ne sont pas permis et les chercheurs ne sont pas autorisés à faire leur propre photocopie.
9. Tout document doit être traité avec le plus grand soin.
10. Les documents devront être remis dans l’ordre où ils ont été présentés.
11. Tournez les pages délicatement, ne faites aucune marque sur les documents, ne déposez aucun livre ou autre objet sur la surface des documents.
12. Pour manipuler certains documents, le personnel pourra demander au chercheur de porter des gants de co-ton.
13. Il n’est pas permis de manger ou de boire sur le site des archives.
14. Veuillez retourner les documents au personnel des archives au moins 15 minutes avant la fermeture du lo-cal.
10- DESCRIPTION DES TÂCHES
ARCHIVISTE : ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE CINQ ANS – MANDAT : L’archiviste régional est nommé par consensus par les membres du Comité des Archives. Le poste d’archiviste régional ne constitue pas un poste soumis à la rotation à cause des connaissances techniques requises pour pourvoir ce poste. Bien qu’il ne soit pas souhaitable que l’archiviste soit remplacé, il est recommandé qu’une procédure de nomination soit faite aux deux ans au début d’une année paire et se terminant en décembre de l’année suivante. Ce mandat est renouvelable par le Comité.

RÔLE ET FORMATION DE L’ARCHIVISTE -MANUEL DES ARCHIVES, FM-44I, 2014, P.10 – L’archiviste est au centre de la collection : c’est lui qui, d’une part, détermine ce qui va entrer dans la collection et, d’autre part, s’efforce de rendre la collection disponible aux membres du Mouvement et aux membres du public qui ont un inté-rêt justifié dans les AA.
• L’archiviste rassemble, trie et préserve du matériel d’intérêt historique. L’archiviste sélectionne un certain nombre de pièces représentatives de sa collection pour constituer une exposition itinérante.
• L’archiviste est responsable de l’intégrité de la collection. Il est tenu de respecter la vie privée et de protéger l’anonymat des membres dont le nom figure dans les documents de la collection.
• L’archiviste doit faire rapport régulièrement au Comité des archives ou, le cas échéant, au Comité régional, concernant les nouvelles acquisitions et l’état des projets d’archives en cours.
L’archiviste et le coordonnateur sont responsable d’un centre de documentation et d’une section du site Web régio-nal qui sont mis à la disposition des membres selon des règles établies par le Comité du site Web.

Dans le cadre d’ententes provinciales, canadiennes ou nord-américaines avec des regroupements d’archivistes de tous les niveaux de service du mouvement des AA, l’archiviste peut être appelé à collaborer à des projets d’amélioration des services, de communication entre les archivistes au moyen de bulletins, courriels, etc. Cette parti-cipation doit être sans frais pour la région et la participation aux activités doit se faire sur les plateformes existantes à l’intérieur des provisions déjà consenties. L’archiviste et le comité des archives peuvent participer au travail et ac-tivité des comités et entité s’adressant aux membres.

FORMATION : Il est utile et souhaitable que l’archiviste ait certaines connaissances en archivistique ou du moins se montre prêt à maîtriser les rudiments de la science des archives. Les critères de sélection pour l’archiviste varient d’une région à l’autre. Certains sont élus par l’assemblée régionale, d’autres sont nommés par le Comité régional ou le Comité des Archives régionales.

• L’archiviste a droit de vote et droit de parole dans les réunions du Comité.
• Assiste aux sept réunions et aux quatre assemblées du Comité régional.
• Réclame le remboursement de ses dépenses.
• Participe au Rassemblement provincial et aux réunions des archivistes provinciaux et territoriaux. Planifie avec eux l’ordre du jour des ateliers qui s’y tiennent et s’assure qu’un rapport soit produit par la région hôte.
• L’archiviste est responsable de la classification et de la mise à jour des documents conservés sur le site Dropbox. Il lui appartient de donner les accès aux partenaires de certains dossiers dans le but de récolter des archives. Il est responsable de partager électroniquement les documents avec des chercheurs membres des autres groupes de travail et comités régionaux. Il est le lien avec les archivistes des trois autres régions du Québec pour le partage des documents qui appartiennent à l’histoire de l’établissement des AA au Québec. Il peut négocier des ententes de conservation des archives de groupes de travail comme le comité provincial du site Web, le comité interrégional, La Vigne AA. Il peut également autoriser l’hébergement de documents appartenant à d’autres conférences comme les groupes belges ou d’autres régions et provinces cana-diennes.

REPRÉSENTANT DES ARCHIVES DE GROUPE (RAG), DES ARCHIVES DE DISTRICT (RAD), DES ARCHIVES DE COMITÉ (RAC)ET RDR JUMELÉS.
• Nous leur suggérons de suivre les présentes lignes de conduite, celles des archives du BSG (FMG-17) et le manuel des archives (FM-44I) afin de récupérer, sauvegarder et classer les documents pertinents à l’histoire de leur groupe, district et comité.
• Partager les documents de leur groupes et districts avec le comité régional.
• Sensibiliser les membres du groupe, du district et du comité à l’importance des archives et ce qu’elles repré-sentent pour notre histoire.
• Participer le plus souvent possible aux réunions du comité des archives de la région où ils ont droit de parole et de vote.
• Peuvent aussi participer aux activités du comité tel que le classement, la numérisation et autres.
• Les RDR jumelés peuvent se faire rembourser leurs dépenses par le comité de la région.

COORDONNATEUR : ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE CINQ ANS POUR UN MANDAT DE DEUX ANS
Le terme commence le 1er janvier d’une année impaire.
• Organise et dirige les réunions du Comité.
• Prépare le calendrier, l’horaire et l’ordre du jour en collaboration avec le secrétaire.
• Présente un rapport écrit périodique bilingue au Comité régional.
• A droit de vote et droit de parole dans les réunions du Comité.
• Assiste aux sept réunions et aux quatre assemblées du Comité régional.
• Assiste aux réunions des coordonnateurs.
• Représente le Comité des Archives auprès des districts, des groupes et aux réunions de service.
• Réclame le remboursement de ses dépenses.
• Autorise les dépenses des membres du comité pour leur déplacement et/ou l’acquisition de matériel.
• Recueille les rapports financiers et les pièces justificatives auprès de l’adjointe administrative de la région. *
• Présente les rapports financiers écrits et un rapport écrit des dépenses futures anticipées à la réunion du Comité. *
• Établis le budget et le présente à la réunion du mois d’octobre. *
• Tiens à jour la liste de l’inventaire des fournitures et logiciels. *
• Peut mandater un membre du Comité pour voter à sa place.
• Parraine son adjoint, délègue des tâches.
L’archiviste et le coordonnateur sont responsable d’un centre de documentation et d’une section du site Web régio-nal qui sont mis sur pied à la disposition des membres selon des règles établies par le Comité du site Web.
* Ces tâches pourraient être confiées à un autre membre du comité.

COORDONNATEUR ADJOINT : ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE TROIS ANS POUR UN MANDAT DEUX ANS
• Assiste le coordonnateur et le remplace en cas d’absence.
• Participe au Rassemblement et aux réunions des archivistes.
• Assiste aux sept réunions et aux quatre assemblées du Comité régional et vote en l’absence du coordonnateur.
• A droit de vote et droit de parole dans les réunions du Comité.
• Réclame le remboursement de ses dépenses.

SECRÉTAIRE : ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE DEUX ANS POUR UN MANDAT DE DEUX ANS
• Prends les notes et rédige les comptes-rendus des réunions régulières auxquelles il assiste.
• A droit de vote et droit de parole dans les réunions du Comité.
• Tiens à jour le programme du Comité, la liste des projets spéciaux et recherches et des personnes qui y sont affectés.
• Tiens à jour la liste des membres du Comité ;
• Prépare l’ordre du jour en collaboration avec le coordonnateur.
• Fais parvenir l’ordre du jour et le procès-verbal de la dernière réunion aux membres du Comité, une semaine à l’avance.
• Réclame le remboursement de ses déplacements et/ou de fournitures.
• À la fin de son mandat, remets tous les documents qu’il a préparés pendant son mandat au Comité des Archives.

RESPONSABLE DU CLASSEMENT : ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE DEUX ANS POUR UN MANDAT DE DEUX ANS
• Assiste à toutes les réunions du Comité.
• A droit de vote et droit de parole dans les réunions du Comité.
• Fais un rapport écrit de ses activités du mois.
• Supervise les membres de son module.
• Gère les fournitures.
• Dois établir l’inventaire des Archives.
• Réceptionne les nouvelles Archives et dresse la liste des effets confiés à la numérisation externe.

RESPONSABLE DE LA NUMÉRISATION : ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE DEUX ANS POUR UN MANDAT DE DEUX ANS
• Assiste à toutes les réunions du Comité.
• A droit de vote et droit de parole dans les réunions du Comité.
• Fais un rapport écrit de ses activités du mois.
• Supervise les membres de son module.
• Gère les équipements.
• Dois établir l’inventaire des Archives numérisées.

TRAVAILLEUR À LA NUMÉRISATION OU AU CLASSEMENT AU BSR: ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE DEUX ANS POUR UN MANDAT DE DEUX ANS
• Respecte l’heure de son engagement.
• Préviens en cas d’absence.
• Peut prendre la parole et assister aux réunions du Comité.
• Préviens le responsable qu’il n’a plus de disponibilité.
• Respecte les normes techniques établies.

MEMBRE TRAVAILLEUR À L’EXTÉRIEUR DU COMITÉ – ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE DEUX ANS POUR UN MAN-DAT DE DEUX ANS
• Préviens le responsable en cas d’absence ou s’il n’a plus de disponibilité.
• Peut prendre la parole et assister aux réunions du Comité.
• Respecte les normes techniques établies.

MODULE COLLECTIONS DES ARCHIVES – OBJECTIFS GÉNÉRAUX : Élaborer des projets, produire et aider à dif-fuser des documents mis en page et des livres se rapportant à l’histoire des AA. Pour ce faire, nous aurons recours à différents supports numériques, site Web de la Région 87 et/ou papiers. Il est bon de se rappeler que nous ne sommes pas des historiens ni des sociologues. Nous puisons à différentes sources telles notre collection d’archives régionales, celles du BSG, des autres régions ainsi que tous documents pertinents.

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES :
• Répondre aux besoins des membres concernant divers aspects de l’histoire des AA.
• Communiquer et publier à nos serviteurs de confiance des connaissances nécessaires afin qu’ils aient une conscience de groupe plus éclairée.
• Sensibiliser les serviteurs de confiance à l’existence des publications concernant le triple héritage et de promouvoir leur uti-lisation comme outil de référence.
• Développer le parrainage de service à l’intérieur du module et contribuer à ce que les serviteurs se sentent plus à l’aise dans l’exercice de leur fonction.
• Fréquence des réunions : Au besoin.

DESCRIPTION DE TÂCHES AU SEIN DU MODULE COLLECTIONS DES ARCHIVES
RESPONSABLE : ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE CINQ ANS POUR UN MANDAT DE DEUX ANS
• Convoquer les membres aux réunions.
• Élaborer l’ordre du jour.
• Animer les réunions.
• Participer aux travaux de recherches et d’écriture.

RESPONSABLE ADJOINT : ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE DEUX ANS POUR UN MANDAT DE DEUX ANS
• Seconder le responsable dans l’exécution de ses tâches.
•

MEMBRE TRAVAILLEUR AUX PROJETS SPÉCIAUX – ABSTINENCE SUGGÉRÉE DE DEUX ANS
• Peut cumuler plus d’une responsabilité.
• Peut prendre la parole et assister aux réunions du Comité.
• Préviens le responsable qu’il n’a plus de disponibilité.
• Respecte les normes techniques établies.

TRAVAILLEURS : ABSTINENCE SUGGÉRÉE SELON LE MEMBRE ET LE PROJET – DURÉE : SELON LES PRO-JETS
• Participer aux travaux de recherches et d’écriture
• Élaborer la mise en page

ENDROIT DES RÉUNIONS :
Bureau des Services régionaux (région 87), 3920 rue Rachel Est, Montréal, QC, H1X 1Z3.

FONCTIONNEMENT DU COMITÉ DES ARCHIVES – FRÉQUENCE DES RÉUNIONS
Le Comité se réunira au bureau des services régionaux à 19 h 00 le troisième (3e) jeudi des mois suivants : février, mars, mai, juin, septembre, octobre et décembre. Le calendrier sera présenté par le coordonnateur en septembre pour acceptation. Le coordonnateur pourra également inviter à ces assemblées toute autre personne qu’il jugera utile pour fournir l’information nécessaire sur les sujets qui doivent être abordés lors de ces réunions.

ENDROIT DES RÉUNIONS – Bureau des Services régionaux (région 87), 3920 rue Rachel Est, Montréal, QC, H1X 1Z3.

DURÉE DES RÉUNIONS – Ces réunions débuteront à 19 h 00 et se termineront à 21 h 30. Tout sujet à l’ordre du jour qui n’aura pas été débattu avant l’heure fixée pour la levée de l’assemblée sera automatiquement reporté à la prochaine réunion, à moins que l’on décide unanimement de poursuivre la discussion pour une période alors déter-minée.

ORDRE DU JOUR — PROCÈS-VERBAL
• Le secrétaire préparera, en collaboration avec le coordonnateur, un ordre du jour de ces réunions.
• Le secrétaire rédigera un procès-verbal sommaire des délibérations de la réunion, en y consignant les décisions qui seront prises et en y annexant les rapports déposés lors de cette réunion.
L’original des procès-verbaux des réunions du comité sera conservé par le secrétaire, avec copies aux membres du Comité.

PRÉSIDENCE DES RÉUNIONS – Le coordonnateur préside les réunions du Comité et veille, dans le respect de cha-cun, à sa libre opinion, à faire respecter l’ordre du jour convenu. Toute décision touchant le Comité dans son en-semble sera prise aux réunions du Comité seulement.

DROIT DE PAROLE, DE PROPOSITION ET DE VOTE – Le coordonnateur devrait voir à ce que chacun puisse s’exprimer librement sur chaque sujet, tout en maintenant un climat d’ordre, de calme et de sérénité.
Tout membre du Comité qui assiste à la réunion du comité à droit de parole, de proposition et de vote.
Pour être adoptée, une proposition doit être tout d’abord secondée, discutée et ensuite recueillir les deux tiers des votes exprimés par les personnes présentes, ayant droit de vote.

DROIT D’APPEL – Bien qu’une proposition ait recueilli les deux tiers des votes, seule la minorité, en vertu du droit d’appel traditionnel, prévu dans notre Cinquième (5e) Concept, devrait avoir le droit de parole.

RECONSIDÉRATION DU VOTE – Seul un membre qui a voté avec la majorité et qui, ayant entendu la minorité, souhaite changer son vote peut proposer de reconsidérer la question. Ce membre doit être appuyé par un autre membre.
• Une proposition de reconsidération d’un vote :
• Requiers une majorité simple des membres votants.
• Ne peut avoir lieu qu’une seule fois sur une question donnée.
• Entraîne une nouvelle discussion complète de la question.

LES VACANCES – Afin de veiller au bon fonctionnement du Comité, tout responsable qui sera absent de trois réu-nions consécutives sans raison valable pourrait perdre son poste et être remplacé de ses fonctions. La décision re-viendra à la conscience de groupe du Comité. Ce membre sera aussi enlevé de la liste d’envois de courriels du Comi-té.

INTÉRIM OU MANDAT – Lorsqu’une vacance est comblée, il faut déterminer si le membre assure un intérim ou s’il fait son propre mandat.
• S’il reste moins de douze mois à faire, le mandat est intérimaire.
• S’il reste entre douze et dix-sept mois au terme du mandat, le nouveau serviteur du Comité a le choix d’assurer un intérim ou de faire son propre mandat.
• S’il reste dix-huit mois et plus à faire, le nouveau membre du Comité fera son propre mandat et n’occupera donc pas le poste par intérim.
Lorsqu’un membre exerce une fonction par intérim, cela implique qu’à la fin du terme il pourra se porter candidat à la même fonction et ainsi faire son propre mandat. Occuper un poste par intérim implique également que ce membre sera parmi la liste des membres automatiquement éligibles lors de la prochaine élection.

ROTATION – Pour respecter le principe de la rotation dans les services, celui dont le mandat prend fin ne peut être réélu au même poste, sauf s’il effectue un mandat intérimaire.

PARRAINAGE DE SERVICE – Celui qui termine son terme peut aider le nouveau dans sa fonction. On suggère au nouveau membre du comité de suivre un Séminaire sur la structure ou une journée sur les Traditions et/ou les Con-cepts.

ÉLECTIONS – Selon la procédure d’élection du Troisième (3e) Legs dans le Manuel du Service chez les AA.

FRÉQUENCE DE LA RÉVISION DES LIGNES DE CONDUITE – Une fois aux deux ans. Il est bon d’avoir recours à un modérateur ne faisant pas partie du Comité.

AA NATIONAL ARCHIVES WORKSHOP – Selon la proximité géographique de l’évènement, il est souhaitable qu’au moins un des membres du Comité y assiste. Pour plus d’informations, aller au www.aanationalarchivesworkshop.com, ou communiquer avec les Archives du BSG pour être référé à la région-hôtesse de l’année en cours.

REMBOURSEMENT DES DÉPENSES – Une entente, au préalable, est intervenue pour s’appliquer au cas particulier d’un serviteur qui occupe la fonction de permanence au bureau des Archives, trois jours par semaine. Selon cette entente, il est prévu que certaines dépenses soient remboursées sur présentation de pièces justificatives. La même règle pourra être appliquée aux membres travailleurs du comité, le cas échéant. Les autres membres sont considérés comme bénévoles et ne reçoivent pas de compensation pour leur présence aux réunions et autres activités pro-grammées.
Dans le cadre de projets spécifiques et sur entente préalable, des frais de kilométrage et de repas pourront être rem-boursés à ces mêmes membres.

Toutes dépenses seront remboursées selon les modalités des lignes de conduite du Comité régional.
KILOMÉTRAGE – Le kilométrage est remboursé à raison de 0,30 ¢ le kilomètre, à partir du domicile jusqu’au lieu de l’activité des AA (aller-retour) ; il faut préciser la date, l’endroit et la distance parcourue à l’intérieur de la Région 87. Le covoiturage est fortement suggéré.

REPAS – Le coût des repas sera remboursé sur présentation de facture, mais le remboursement ne saurait dépasser les montants suivants :
• déjeuner : 10,00 $
• dîner : 20,00 $
• souper : 20,00 $

HÉBERGEMENT
Lorsque les circonstances le requièrent, les frais d’hébergement sont remboursés, sur présentation de reçus, tenant compte des tarifs négociés pour l’évènement. Dans les cas où aucun tarif n’a été négocié, la Région 87 remboursera les frais d’hébergement, sur présentation de reçus, à un tarif raisonnable.

⚠️NOTE : Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte et comprend le féminin lorsque le contexte l’indique.